Knowledge Base

Video Tutorial: How to Create Return Merchandise Authorization

Barang yang telah dibeli oleh pelanggan mungkin mengalami kerusakan selama masa garansi. Dalam keadaan ini pelanggan dapat meminta penggantian barang baru, meminta uang kembali (refund) atau minta pergantian barang.

Flowchart RMA

Gambar 1. Alur pembuatan RMA

Konfigurasi dari RMA Pada Admin

RMA pada Admin terdapat beberapa bagian untuk mengatur Request RMA, dengan cara : Masuk Magento Backoffice > Sales > RMA by Aheadworks > Manage RMA. Klik drop down  pada menu Manage RMA.

Gambar 2. Tampilan Menu Sidebar Sales

Gambar 3. Tampilan Manage RMA

1. Statuses and Email Template
   Menampilkan status produk yang dilakukan RMA oleh Customers dan mengirim notifikasi email pada customers
   ketika status berubah. 

• Statuses dapat ditambahkan maupun diubah oleh admin dengan cara klik Add Status.
  

Gambar 4. Tampilan Menu Statuses

• Isikan nama status yang diinginkan pada General Informations pastikan enable pada status general
  Informations dan juga isikan pada Front end Labels.

      Gambar 5. Tampilan Menu Add Status

• Pada bagian Templates klik Yes pada Email to Customers, berguna untuk mengirimkan notifikasi berupa
  Email kepada Customers saat Status diperbaharui oleh Admin

Gambar 6. Tampilan konfigurasi Templates pada Add Status 

• Isikan Store View Template dengan Default (tampilan bawaan)  yang akan diterima oleh Customers.
  

• Klik Yes pada Email to Admin jika ingin mengirimkan notifikasi kepada Admin jika perlu. Isikan
  Store View Template dengan Default (tampilan bawaan)  yang akan diterima oleh admin.

Gambar 9. Tampilan Email Template Admin

Gambar 10. Tampilan Email Template yang diterima admin

• Enable bagian Thread jika ingin memunculkan update status yang dilakukan oleh admin pada
  Thread web store customers. 

• Klik tombol Save untuk menyimpan konfigurasi, maka status baru akan muncul.
  

2. Custom Field
   Memuat bentuk RMA, berdasarkan kondisi dan alasan yang dibuat untuk customers kenapa melakukan RMA.

• Admin dapat menambah Field pengembalian produk RMA dengan cara klik Add custom Field lalu
  isikan field yang dibutuhkan, lalu klik Save. 

Gambar 9. Tampilan Custom Field pada admin

Gambar 12. Tampilan Add Custom Field pada admin

• Admin dapat menambah pilihan solusi RMA pada customers dengan cara klik
  Resolutions > Manage Options > Add Options, isikan Solusi pengembalian yang dibutuhkan,
  lalu klik Save. 

Gambar 13. Tampilan Add Options pada Resolutions

3. Canned Responses : Bagian untuk membuat respons cepat oleh admin yang digunakan untuk pembaruan
   status ke Customers.

Gambar 14. Tampilan Canned Responses 

4. Setting : Berisi pengaturan umum RMA request.
   

Gambar 15. Tampilan Setting pada Manage RMA

Bagian - bagian konfigurasi Setting:

•  Pada bagian General
  

Gambar 16. Tampilan Setting General

• Return Period  : Batas waktu pengajuan RMA oleh Customers
  

• Allow guests to request RMA : Untuk mengizinkan customer tanpa register untuk melakukan RMA
  

• “Confirm Shipping” alert text : Teks pop up peringatan Konfirmasikan Pengiriman
  

• Approve New Request Automatically : Persetujui Permintaan Baru Secara Otomatis
  

• Email Notifications
  Tampilan notifikasi yang akan diterima oleh admin dan Customers via Email

Gambar 17. Tampilan Setting Email Notifications

• Extensi
  Pengaturan untuk pelanggan melampirkan file ke permintaan RMA mereka.

• Allow Customers to Attach Files : Balasan Oleh Pelanggan
  

• Max Upload File Size (Mb) : Ukuran Maksimum file
  

• Allow File Extension : Extensi file yang digunakan
  

1. Masuk ke Magento  backoffice > Sales > Orders > RMA by Aheadworks > Manage RMA
   

Gambar 19. Tampilan Sidebar Sales

2. Klik Edit pada kolom Action > General  untuk melihat melakukan konfirmasi persetujuan
   pengajuan RMA oleh customers

Gambar 20.  Tampilan daftar pengajuan RMA

3. Klik Set to Approved untuk menyetujui permintaan RMA atau, menolak permintaan RMA
   yang diajukan klik Set to Canceled

Gambar 21. Tampilan informasi produk yang meminta RMA

4. Klik Set to Package Receive,  ketika produk sudah diterima, jika belum dikirim dalam waktu yang
   ditentukan maka Request RMA dapat dibatalkan oleh admin dengan klik Set to Canceled.

Gambar 22. Tampilan saat Customers belum melakukan pengiriman barang

5. Klik Set to Refund Issue Digunakan untuk menginformasikan bahwa Produk sudah memasuki
   tahap Replacement dan Refund

Gambar 23. Tampilan saat Admin belum melakukan Set to Refund Issue

6. Klik Set to Closed Untuk mengakhiri Request RMA oleh Admin saat produk dan request selesai.
   

Gambar 24. Tampilan saat Admin menjadi Set to Close

1. Login dengan akun yang sudah terdaftar.
   

2. Masuk ke My Return, klik Create New Return
   

3. Pilih barang barang yang dibutuhkan untuk RMA, klik Next
   

 
Gambar 26. Tampilan Pemilihan Barang yang akan dilakukan RMA

4. Isi form yang disediakan, Submit Request.  Form berisi pilihan tindakan dan alasan melakukan RMA
   

Gambar 27. Tampilan Form RMA

• Resolution : Pilihan permintaan Return Merchandise Authorization (RMA)
  

• Replacement : Pergantian produk berupa barang yang sama
  

• Refund : Pergantian produk berupa Uang
  

• Package Condition : Kondisi Produk
  

• Opened : Telah terbuka
  

• Not Opened : Tidak bisa dibuka
  

• Damage : Rusak
  

• Reason : Alasan Pengajuan Return Merchandise Authorization (RMA)
  

• Wrong Size : Ukuran yang diterima salah
  

• Wrong Color : Warna yang diterima salah
  

• I don’t like : Tidak menyukai produk
  

• I’ve changed my mind : Berubah pikiran
  

• Item Broken : Barang Rusak
  

• Message : Pesan aduan oleh Customer
  

• Bila perlu sertakan gambar/foto kondisi produk agar lebih Valid
  

5. Klik Update Request untuk menyimpan perubahan yang diinginkan. 
   

   
Gambar 28. Tampilan Form yang telah diisi

6. Manage RMA Request
   

• Klik button  Print Label untuk mencetak label dan disertakan saat pengiriman produk untuk
  tindakan Replacement, lalu klik Confirm Shipping and Update Request > Update Request.

 
Gambar 30. Tampilan Label yang harus disertakan bersama paket saat pengiriman Produk oleh Customers

• Pop Up berisi peringatan ketika Klik YES maka tidak dapat melakukan perubahan permintaan
  RMA. Juga memastikan bahwa, Label telah ada di dalam paket produk dan melakukan RMA.

Gambar 31. Tampilan Pop Up yang muncul setelah klik Confirm Shipping and Update 

Gambar 32. Tampilan perubahan status saat Produk sudah dikirim oleh Customers

• Perubahan status dari Package Sent menjadi Package Received bahwa barang sudah sampai.
  

Gambar 33. Tampilan perubahan status saat barang sudah diterima dan dalam proses RMA

• Perubahan Status Produk menjadi Issue Refund
  

Gambar 34. Tampilan perubahan status menjadi Issue Refund 

• Perubahan Status Produk menjadi Closed ketika permintaan RMA sudah ditutup oleh admin.
  

              Gambar 35. Tampilan perubahan status menjadi Issue to Refund